Які основні ознаки того, що у вашій організації погане управління документами?

• Ваші записи чи документи – це більше, ніж ваші співробітники можуть подати за один раз.
• Вам важко поширювати записи.
• Кількість паперових документів більше, ніж може вмістити ваше офісне сховище.
• Ваші співробітники часто неправильно подають записи.

Наслідки керування поганими записами Результати поганого керування записами: співробітники витрачають занадто багато часу на пошуки втрачених файлів і відновлення втрачених документів. Задоволення клієнтів також знаходиться під загрозою, коли працівники не можуть швидко отримати доступ до важливої ​​інформації для швидкого задоволення потреб клієнтів.

Деякі з наслідків поганого управління записами включають неправильні рішення, нездатність безпечно обробляти інформацію та неефективність. Інформаційна безпека також підтримує ефективне управління даними, і сама по собі є юридичною вимогою захисту даних.

Якщо записи не створюються належним чином, не зберігаються, не мають доступу до них або не утилізуються, їх може бути важко знайти, відновити або використати. Це може призвести до витрачений час, ресурси та гроші, а також помилки, затримки чи непорозуміння.

Попереджувальні знаки

• Обмін і розповсюдження матеріалів забирає багато часу.
• Документи неправильно подані, їх пошук і відновлення займає багато часу.
• Цінні офісні приміщення потрібні для зберігання документів.
• Спілкування з колегами погіршується.
• Знижений рівень продуктивності.
• Накладні витрати зростають.

Поширені недоліки у веденні документації Неточності. Орфографічні помилки. Відсутня інформація. Неможливість записати дії, вжиті після виявлення проблеми.