Допоміжні засоби пошуку зазвичай містять такі описові примітки: анотація, біографічна/історична примітка, примітка про обсяг і зміст на рівні колекції та, якщо необхідно, примітки про обсяг і зміст для кожної серії та/або підсерії. Примітки контекстуалізують колекцію, деталізуючи її важливість і унікальність.

Такі елементи, як відступи, підкреслення, інтервали, розмір друку та пробіли, правильно використані, полегшують використання та розуміння допоміжних засобів пошуку. Крім того, текст та інші елементи будуть розташовані відповідно до конкретних розмірів сторінки чи екрана, залежно від того, де представлено пошукову допомогу.

Посібник – це довідник, у якому описується те, що містить колекція архівних матеріалів. Пошук допоміжних засобів дозволяють знаходити та запитувати матеріали з наших колекцій. Окремі елементи зазвичай знаходять за ідентифікацією коробки та/або папки, у якій вони зберігаються в колекції.

Пошукова допомога — це документ, який містить опис архівної колекції, щоб допомогти людям використовувати колекцію для дослідження. Пошукова допомога включає описовий огляд колекції з переліком матеріалів у коробках, папках або елементах.

Ключові елементи довідки для пошуку

1. Зміст інвентарю
2. Резюме​
3. Біографічний нарис
4. Примітка про обсяг і зміст
5. Списки підгруп, серій і підсерій
6. Описи серій
7. Терміни покажчика (або затверджені предметні рубрики).
8. Список контейнерів.